Digitaal business portal

Bedrijfsprocessen innoveren en automatiseren om exponentiële groei mogelijk te maken.

De Schoolschrijver (DSS) brengt taalplezier terug in de klas door lespakketten en trainingen rondom lezen en schrijven aan te bieden aan basisscholen. Het is zeer succesvol, steeds meer scholen maken gebruik van de lespakketten en trainingen.

Om de groei aan te kunnen moeten de bedrijfsprocessen geschikt gemaakt worden: processen zoals onboarding, begeleiding, planning, beheer financiële afhandeling en overige administratieve taken moeten verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden.

Oude situatie

Oude situatie Voor het lesmateriaal maakt De Schoolschrijver intensief gebruik van het digitale leerplatform Moodle. Voor een aantal administratieve taken was maatwerk in het leerplatform ingebouwd. De aanwezigheid van het maatwerk in het leerplatform zorgde voor meerdere problemen:

  • Uitvoeren van (security)updates van het leerplatform lukte niet meer.
  • Bedrijfsprocessen inpassen in het leerplatform werd complex, met compromissen en niet gebruiksvriendelijke functionaliteit tot gevolg.
  • Lange doorlooptijden voor wijzigingen of uitbreidingen aan processen

Daarnaast was het CRM-systeem dat DSS gebruikt voor de initiele klantregistraties niet gekoppeld aan het leerplatform. Hierdoor was de benodigde informatieoverdracht zeer arbeidsintensief en de data kwaliteit niet gewaarborgd.

Door de groei van DSS waren de huidige oplossingen niet meer houdbaar. SR is ingeschakeld om de strategie van de digitale transformatie mede vorm te geven en te realiseren.

Nieuwe situatie

Het leerplatform wordt nu alleen gebruikt voor zijn basisfunctionaliteit: aanmaken, beheren en geven van digitale lessen. Het leerplatform is teruggebracht naar de standaard versie, dus zonder de ‘customizations’ voor de bedrijfsprocessen. Voor de bedrijfsprocessen is een digitale portal ontwikkeld en daarin zijn koppelingen naar het leerplatform en het CRM-systeem gelegd.

Voordelen

Er is nu volledige controle over bedrijfsprocessen. Bestaande processen zijn gebruiksvriendelijk ingericht en er zijn nieuwe processen geïntroduceerd. Dit heeft al tot grote effiëntieverbetering geleid. Aanpassingen en uitbreidingen op de bedrijfsprocessen kunnen nu veel sneller worden doorgevoerd. Daarmee kan De Schoolschrijver sneller reageren op behoeftes uit de markt.

Het beheer van het leerplatform is zeer eenvoudig geworden. Upgraden van Moodle of overstappen naar een nieuw leerplatform kan nu eenvoudig worden uitgevoerd zonder dat dit impact heeft op lopende bedrijfsprocessen.

Het CRM is gekoppeld aan het portal waardoor de data kwaliteit sterk is toegenomen en het onboarden en beheren van klanten volledig geautomatiseerd is.

Resultaat

Er is een platform ontwikkeld wat verdere groei mogelijk maakt, de kwaliteit en eenvoud van de bedrijfsvoering sterk heeft vergroot en gezorgd heeft voor een extreme efficiëntie. Dit heeft tot gevolg gehad dat medewerkers zich beter kunnen richten op hun kerntaken en er meer klanten kunnen worden bediend.

Inzetbaarheid

Deze nieuwe werkwijze, waarbij specifieke bedrijfsprocessen worden ondergebracht in een eigen digitaal portal is zeer breed inzetbaar en zeker niet gelimiteerd tot koppelingen met leerplatformen en CRM systemen.